FAQ

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Quelle est la meilleure façon d'atteindre les fournisseurs de services à inclure sur la carte ?

Des collègues d’autres secteurs de votre organisation peuvent constituer un bon point de départ, car ils connaissent probablement d’autres organisations fournissant des services dans ce secteur. Les groupes de travail et autres espaces de coordination peuvent également constituer une ressource importante. Ceux-ci sont généralement divisés par secteur (par exemple, santé, protection, etc.) et constituent donc un bon moyen d'identifier les organisations fournissant des services liés à ces secteurs. Enfin, si vous ne l'avez pas déjà fait, nous vous recommandons de rechercher s'il existe d'autres initiatives de cartographie des services dans votre contexte et de voir s'il existe des moyens de collaborer.

Que dois-je faire s’il faut beaucoup de temps pour recevoir une réponse des fournisseurs de services ?

Il faut parfois un certain temps pour établir de bonnes relations avec les prestataires de services. Un premier contact doit être établi avant d'envoyer un formulaire à remplir, et vous devrez souvent passer du temps à expliquer le but de la carte des services. Si les choses prennent encore beaucoup de temps, vous souhaiterez peut-être mobiliser d’autres collègues qui pourraient avoir de meilleurs contacts avec l’organisation ou une meilleure compréhension de son fonctionnement. N'hésitez pas à en parler à votre superviseur pour réfléchir à des stratégies visant à améliorer, simplifier et accélérer le processus de validation. 

À quelle fréquence dois-je mettre à jour la carte des services ?

Cela dépendra de votre contexte, en particulier de la fréquence à laquelle les services changent (fermeture, modification de leurs horaires ou de leur disponibilité, etc.). Au minimum, les entrées de service doivent être examinées et revalidées au moins une fois tous les 3 à 4 mois. En plus de contacter les prestataires de services pour leur demander de revalider leurs entrées sur une base régulière (fréquence selon le contexte), vous pouvez contribuer à garantir que la carte des services est tenue à jour en demandant aux prestataires de services de vous contacter de manière proactive si il y a des changements.

Comment puis-je m'assurer que les services que je cartographie sont des services de qualité ?

Signpost ne garantit pas que les services figurant sur la carte répondent à une norme de qualité spécifique. Cependant, nous recommandons de supprimer de la carte les services dont nous avons des raisons de penser qu'ils ne répondent pas aux normes de base d'une manière qui pourrait en réalité causer des dommages. Cela pourrait inclure (par exemple) :

• Des pratiques clairement discriminatoires
• Rapports multiples et continus d'abus qui ne sont pas traités
• Demandes de paiement pour des services exprimés comme étant gratuits

Il s'agit d'une décision nuancée, nous vous recommandons donc d'en discuter avec votre superviseur et d'autres collègues, le cas échéant.

Que faisons-nous si nous recevons des retours négatifs sur l’un des services présents sur la carte ?

Lors de la collecte d'informations sur les services, vous devez demander aux prestataires de services s'ils disposent d'un mécanisme de retour d'information des clients (un moyen permettant aux clients/membres de la communauté de déposer des plaintes ou de donner leur avis sur les services reçus) et de l'inclure dans votre saisie de données dans le champ de commentaires de Directus. De cette façon, si l'un des utilisateurs de Signpost vous envoie des commentaires sur un service sur la carte, vous pouvez lui fournir des informations sur le mécanisme de commentaires des clients de ce fournisseur afin que l'utilisateur puisse fournir directement ses commentaires.

Si vous recevez des commentaires sur un service fourni par votre propre organisation/bureau, vous devez les adresser au point focal AAP de votre bureau pour qu'il puisse suivre, enquêter si cela est pertinent et boucler la boucle.